UAB “Ekonovus” – komunalinių paslaugų įmonė, savo veiklą vykdanti virš 20 metų. Įmonė turi 10 padalinių, kuriuose dirba virš 400 darbuotojų.

Situacija

Įmonė, turinti padalinius visoje Lietuvoje, diegė veiklos skaitmenizavimo ir KPI rodiklių sistemą.

Problemos:

1. Kiekvienas padalinys ruošdavo savo ataskaitas, o bendros, apjungiančios visą įmonę analizės nebuvo. Skyrių vadovai kas savaitę sugaišdavo begalę laiko ruošdami ataskaitas vadovybei. Ir aišku, kaupėsi nesuskaičiuojamas kiekis Excel dokumentų su ataskaitomis.
2. Įmonė naudojasi bent 4 skirtingomis informacinėmis sistemomis apdoroti ir apjungti kiekvienos duomenis buvo labai sudėtinga. Naudojamų programų ataskaitos ne visada atitikdavo įmonės poreikius, jų modifikavimas trukdavo per ilgai (kai reikia greitų sprendimų) ir kainuodavo brangiai, nes išorės programuotojai ne visada tiksliai suprasdavo įmonės poreikius. Kita vertus, tik apjungus keli sistemų duomenis galima apskaičiuoti tam tikrus efektyvumo rodiklius.
3. Atliekų sistemos administratoriai reikalauja kiekvieno atliekų konteinerio aptarnavimo ir svėrimo duomenis ir nuotraukas pateikti realiu laiku, už reikalavimu nevykdymą taikomos didelės baudos.
4. Įmonė vykdė logistikos sistemos ir automatinio bilingo programos diegimo procesą. Šio proceso suvaldymui reikėjo periodiškai matuoti atskirų padalinių darbo diegiant programą KPI ir realiu laiku nustatyti galimas klaidas, tačiau dėl didžiulės duomenų apimties tai buvo labai sudėtinga ir imlu laikui.
5. Įmonė negalėjo greitai reguoti į situacijos pokyčius – t.y. sprendimus galima buvo priimti tik padarius ataskaitas kitą mėnesį.

Sprendimas

Analitikos kultūros diegimas įmonėje vyko palaipsniui:

1. Pirmu etapu buvo pertvarkyta įmonės valdymo struktūra, nustatytos tikslios atsakomybės ir jas apibrėžiantys KPI. KPI pradėti analizuoti aptarnauoti savaitniuose ir mėnesiniuose padalinių susirinkimuose
2. Analizuojama klientų aptarnavimo būklė, identifikuojamos rizikos. Analizė buvo vykdoma kasdien ir realiu laiku priimami reikalingi sprendimai.  Taip pat buvo įdiegta rizikingų vietų ir pasikartojančių klaidų kontrolės sistema, kuri padėtų atrasti sistemines klaidas – susidubliavimus ir jas eliminuoti. Tai leido minimizuoti administratoriaus skiriamas baudas už aptarnavimo ir duomenų teikimo klaidas.
3. Taip pat pereita prie finansinių rodiklių analizės, naujų bei prarastų klientų kontrolės, atskirų veiklų ir projektų pelningumo analizės.
4. Apjungus logistikos, bilingo, finansinės atskaitomybės ir biudžetavimo sistemos duomenis, įmonė perėjo prei proaktyvaus valdymo – t.y. mėnesio eigoje pradėta matyti į kokius finansinius rezultatus bus išeita pasibaigus mėnesiui, kokie klientai ir veiklos rodikliai tai lemia. Tokiu būdu atsirado galimybė valdyti finansių rezultatų priežastis.
5. Įdiegus analitikos sistemą atsirado galimybė greitai apdoroti duomenis, matuoti ir valdyti logistikos ir bilingo sistemos diegimo procesą – matuoti konkrečių darbuotojų progresą, identifikuoti galimas rizikas ir klaidas.
6. Atlikus analitikos sistemos bandymus viename padalinyje, pereita prie vieningų ataskaitų taikymo visos įmonės mąstu. Skirtingi padaliniai pagal jiems suteiktas teises galėjo stebėti savo padalinio rezultatus.

Rezultatas

Įdiegus duomenų analitikos kultūrą įmonėje pastebėtas didesnis darbų efektyvumas, nes laikas skiriamas ne ataskaitų parengimui, o sprendimų priėmimui. Įmonės vadovybė priimdama sprendimus gali vadovautis ne tik finansiniais, bet ir veiklos procesų rodikliais. Duomenų analizė įvairiais pjūviais atvėrė labai plačias duomenų analitikos galimybes. Vizualių interaktyvių ataskaitų pagalba duomenų išskirtys tapo lengviau pastebimos, o vieningų ataskaitų matymas visu įmonės mąstu leido lengviau priimti sprendimus.

UAB “TRIMB” – didmeninė prekybos farmacijos įmonė, vykdanti pardavimus visose Pabaltijo šalyse.

Situacija

Naudojama apskaitos sistema generuodavo tik statiškas ataskaitas. Ataskaitos, renkant duomenis iš skirtingų duomenų šaltinių buvo ruošiamos Excel, todėl pasikeitus laikotarpiui, jos turėjo būti generuojamos iš naujo. Išaugus duomenų srautams, tą padaryti tapo sudėtinga ir neefektyvu. Ieškota patogesnio būdo apdoroti informaciją.

Sprendimas

Įmonė naudojasi „Rivilė“ apskaitos sistema, todėl galėjome pasiūlyti greitai įdiegiamą standartinį sprendimą pritaikytą „Rivilei“. Dėl įmonės specifikos buvo atlikta keletas modifikacijų. Įdiegus analitikos sistemą, klientas galėjo lengvai sekti pardavimus, apyvartas detalizuoti pagal šalis, kontroliuoti  prekių savikainas ir pelningumą, matyti palyginamąją pardavimų-pirkimų analizę pagal laikotarpius, stebėti pajamų – sanaudų balansą, stebėti darbuotų atlyginimo pasiskirstymą ir dinamikas.

Įdiegta KPI rodiklių sistema. Apjungus realius pardavimo rezultatus su planuojamais buvo galima stebėti pardavimų progresą – kiek pardavimai atitinka nustatytus tikslus ir atitinkamai reaguoti pasitelkiant marketinginius veiksmus.

Rezultatas

Įdiegus Power BI analitikos sistemą, klientas galėjo patogiai stebėti naujausius įmonės rezultatus kiekvieną dieną. Ataskaitų generavimui nebereikėjo skirti papildomų laiko sąnaudų. Duomenys pateikti struktūrizuotai ir vizualiai su galimybe analizuoti įvairiais pjūviais ir eiti gilyn iki detalių eilučių.

Power BI įrankio pritaikymas įmonei ženkliai padidino darbų produktyvumą, leido greičiau reaguoti į problemas, o rodiklių bei tendencijų stebėjimas suteikė konkurencinį pranašumą prieš kitus.

UAB „Ovoko“ – įmonė, vystanti naudotų automobių dalių platformą RRR.lt. Ši platforma vienija virš 500 pardavėjų iš Lietuvos, Latvijos, Lenkijos Suomijos ir kitų Europos šalių.

Naudotų autodalių pardavėjams RRR.lt siūlo nuolat tobulinamą programinės įrangos paketą – šie gali tiek valdyti savo sandėlį, tiek parduoti jau patikrintas ir antriniam naudojimui tinkamas detales. Pirkėjas mato vieną didelę internetinę parduotuvę, nors virtualiai lankosi visoje Lietuvoje esančiuose sandėliuose.

Situacija

Nors UAB „Ovoko“ skaičiuoja tik kiek daugiau nei 4 gyvavimo metus, tačiau RRR.lt platformos žinomumas stabiliai auga, o tai daro  ir didžiulius įmonės  augimo tempus. Prie platformos jungiasi nauji pardavėjai ne tik iš Lietuvos, bet ir kitų Europos šalių. Prekių siuntimas neapsiriboja Europa, bet keliauja į visas pasaulio šalis. RRR.lt pardavimo platformoje patalpintų detalių kiekis siekia beveik 3 mln. Stipriai padidėjus duomenų srautams atsirado ir būtinas poreikis juos stebėti bei analizuoti. Pardavimo vadovai ataskaitas ruošdavo rankiniu būdu, rinkdami informaciją iš keleto duomenų šaltinių ir atnaujindavo tik kartą per savaitę.

Sprendimas

• Įdiegus Power BI analitikos sistemą, buvo atsisakyta kassavaitinių ataskaitų ruošimo, o jas pakeitė kasdieninės automatizuotos ataskaitos. Atitinkamos ataskaitos paruoštos naudotis vadovams bei pardavimo vadybininkams.
• Atsirado galimybė stebėti rodiklius beveik realiu laiku ir matyti kasdieninius pokyčius. Tapo matomi parduotų detalių kiekiai, apyvarta, grąžinimo procentas, atšauktų užsakymų kiekis ir kiti įmonės veiklai aktualūs rodikliai.
• Siekiant pagerinti klientų aptarnavimą ir operatyvesnį siuntų pristatymą, buvo sukurta siuntų sekimo ataskaita, kuri leido stebėti laužynų veiklą, susijusią su siuntomis.
• Vienas iš įmonės UAB „Ovoko“ konkurencinių pranašumų yra suformuotas labai platus pardavėjų – laužynų ratas. Analitikos ataskaitos leidžia detaliai analizuoti kiekvieno laužyno veiklos rodiklius: kada prisijungė prie platformos, kada patalpino pirmą užsakymą ir kiek praėjo laiko iki pirmo užsakymo. Ar platformoje prijungti klientai yra aktyvūs, ar pasyvūs. Kokie pardavimai per pasirinktą laikotarpį ir kokie pardavimai per visą gyvavimo laikotarpį.

Rezultatas